Расхождение остатков почти всегда объясняется одной из шести причин. Проверяйте их по порядку — от самой частой к самой редкой; в большинстве случаев причина находится на первых двух шагах.
Непроведённый документ не влияет на регистры: в остатках его нет, а в списке документов он есть. Поэтому остатки «не сходятся» с ожиданиями.
Если в настройках включён ордерный склад, приход и расход отражаются по ордерам. Товар может числиться «в пути»: документ поступления есть, а ордер не оформлен — значит, в свободном остатке товара ещё нет.
Складской остаток и свободный остаток — разные показатели. Товар может лежать на складе, но быть зарезервирован под заказы клиентов: продать его нельзя, хотя в отчёте по складу он виден.
Причина — документы, проведённые задним числом: сначала списали, потом приход оформили датой позже. Остаток уходит в минус, и дальше все отчёты выглядят странно.
Если в базе есть доработки или нестандартные настройки склада, часть операций может отражаться в дополнительных регистрах. В этом случае стоит проверить, какой именно отчёт сопоставляется с фактом.
Быстро собрать полную картину помогает диалог с агентом: он читает те же регистры по OData и отвечает таблицей.
«Какие товары в минусе?»
«Покажи остатки по складу Магазин 01 на сегодня»
«Сколько товара зарезервировано под заказы?»
«Покажи поступления за последнюю неделю и какие из них не проведены»
Ответ приходит таблицей с итогом, а под ней — кнопки выгрузки в Excel, CSV и XLSX: удобно, когда нужно передать расхождение бухгалтеру или кладовщику.
Шесть частых причин: непроведённые документы (они не попали в регистры), ордерный склад (товар лежит на ордере, а не в свободном остатке), резервы под заказы, отрицательные остатки из-за задним числом проведённых документов, сравнение разных регистров (свободный остаток и остаток на складе — разные показатели) и разные даты отчёта.
Откройте список документов за период и поставьте отбор по статусу проведения: если есть непроведённые поступления или реализации, именно их обычно и не хватает. Это самая частая причина расхождений в конце месяца.
Свободный остаток — это то, что можно продать прямо сейчас: из складского остатка вычтены резервы под заказы и добавлены ожидаемые поступления. Поэтому цифры в двух отчётах расходятся, и это не ошибка.
Да, если база подключена к сервису по OData: спросите «остатки на складах» или «какие товары в минусе» — придёт таблица с итогом. Данные читаются в режиме только чтение, изменить базу такой запрос не может.
Сначала найдите документ, который их создал: чаще всего это реализация или перемещение, проведённые задним числом после списания. Дальше либо исправьте дату, либо оформите приход раньше продажи, чтобы хронология была корректной.